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10 dicas de organização pessoal e profissional para desorganizados

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Organizar uma vida desorganizada pode parecer, por vezes, impossível e desafiador. É comum o sentimento de ansiedade, de não saber por onde começar e de que, por mais que você tente, tudo acaba voltando à estaca zero.

Entretanto, eu sou a prova viva de que uma mente inquieta e desorganizada tem salvação. E o que me ajudou muito foi a prática destas dicas de organização pessoal. Elas têm trazido resultados surpreendentes, impactando meu bem estar físico, mental, o trabalho em home office e até mesmo minha vida financeira. E é por isso que reunimos elas neste artigo.

Pronto para dar o primeiro passo para a sua nova vida?!

1. Escreva regularmente

Uma das dicas mais valiosas de organização pessoal é o hábito da escrita – mesmo que você não seja um escritor. Não é sobre escrever um livro, muito menos sobre compartilhar suas escritas.

Entretanto, para mentes ansiosas e caóticas como as dos desorganizados, é importante colocar os pensamentos em um lugar tangível, onde eles possam ser vistos. E, nada melhor do que uma folha de papel para fazê-lo.

A ideia partiu do livro “O caminho do artista“, de Julia Cameron, mas pode ser aplicada por qualquer um – artista ou não. Sempre que me sinto ansiosa sobre coisas que preciso fazer, ou sinto algum tipo de medo ou insegurança, os pensamentos ficam pesados demais. Escrever te ajuda a enxergar seus pensamentos com mais clareza e organizar suas ideias.

2. Entenda qual é o problema real

O autoconhecimento é uma ferramenta poderosa que vai te ajudar muito mais do que qualquer aplicativo de produtividade. Muitas vezes colocamos a culpa da nossa desorganização em fatores externos, quando o que precisamos é olhar para dentro.

A verdade é que costumamos usar estas desculpas como muletas para não mudar, mesmo que a mudança seja positiva. Portanto, uma boa estratégia é: pergunte-se qual é o ganho que você tem ao manter sua vida desorganizada (talvez sejam 10 minutos a mais na cama, ou a comodidade de não precisar mudar); e reflita sobre os ganhos que teria se sua vida fosse mais organizada.

Eu, por exemplo, não sou muito precisa por achar que sou ruim com números. Portanto, para mim, sempre foi difícil fazer um controle financeiro apurado (sempre dizia que as coisas custavam “uns X reais” em vez do preço real) ou aparecer na hora marcada com amigos (porque nunca calculava meu tempo com precisão). Depois de perceber a raiz do problema, tem sido muito mais fácil buscar as ferramentas certas para melhorar.

3. Crie uma lista geral de tarefas

Esta é uma das dicas mais básicas e poderosas. Se você não faz isso, precisa começar agora! Como disse anteriormente, um grande problema é ter as coisas só na nossa mente. Ou elas se perdem ou tomam proporções gigantescas no mundo da imaginação.

Portanto, anotar seus objetivos e o que você precisa fazer, desde tarefas pessoais até as do trabalho ou estudos, vai mudar sua vida. O ideal é anotar sua “to-do list” em um só lugar, seja num caderninho ou no bloco de notas do celular (como eu faço).

No meu aplicativo de notas, por exemplo, eu escrevo tudo que preciso fazer e vou colocando um “check” no que foi feito. Como o celular está sempre comigo é fácil adicionar tarefas esteja onde estiver.

4. Determine suas prioridades

Outra dica para ser mais organizado é determinar prioridades para o que precisa ser feito. Muitas vezes nos sentimos sobrecarregados porque parece que temos muito a fazer, especialmente se trabalhamos como freelancers ou em home office, onde as obrigações pessoais e profissionais se misturam. Porém, por mais que tenhamos muitas tarefas na lista, nem todas são urgentes.

Criar um sistema como o método de Eisenhower pode ser muito útil nesses casos. Você pode pegar sua lista de tarefas, entender qual é a prioridade delas (do mais urgente e importante para o menos urgente e importante) e depois dividi-las de acordo com o tempo que cada uma leva.

5. Estime o tempo que leva para realizar cada tarefa

Algo que pode te prejudicar bastante é não entender o tempo que leva para realizar cada atividade. E quero dizer, desde os minutos que você passa na cama após acordar, quanto tempo você leva para fazer e tomar o seu café da manhã, tomar banho e até mesmo seu tempo de lazer ou deslocando-se para algum lugar.

Não, você não precisa contar os segundos para cada uma destas tarefas, mas é bom saber quanto tempo você passa fazendo cada coisa. Conhecer os pormenores vai te ajudar a fazer uma melhor gestão do seu tempo e entender para onde estão indo aquelas horas que faltaram para terminar um projeto no trabalho (para as redes sociais, talvez?!).

De qualquer forma, calcule o tempo que deve gastar com as tarefas da sua lista e seja honesto. Desta forma, você torna sua rotina do home office mais tranquila, sabendo com precisão o quanto pode ser feito num dia e se seus prazos são realistas. Além disso, você se sente melhor, aumenta seu foco e não se frustra por não ter feito algo importante.

6. Planeje sua semana com um planner ou mural

Outra ótima técnica é ter um planner semanal, uma agenda ou um mural, principalmente no caso de você ser uma pessoa “mais visual”. Enxergar suas tarefas em um mural ou num planner te ajuda a ver acúmulos de atividades em um dia só, redistribuí-las ou se preparar com antecedência para um dia agitado.

O ideal é que você adicione as tarefas da semana na sua agenda no domingo à noite, por exemplo. Depois, você pode ir riscando os compromissos passados, ou simplesmente eliminando os post-its do seu mural.

Dica de ferramenta: Planner Digital, da Yasmin Araujo

Uma ferramenta que amo utilizar e que ajuda – muito – a manter minha vida organizada é o  Planner Digital da Yasmin Araujo. 

Além de ter tudo que você precisa para organizar seu dia, semana e até ano em formato 100% digital, ela também disponibiliza stickers digitais que tornam o planner ainda mais bonito!

O prazer que você sente ao ver tudo arrumadinho numa ferramenta como estas é indescritível.

7. Crie uma lista das tarefas do próximo dia

Outra ótima ferramenta de organização pessoal é criar uma lista do que precisa ser feito no dia seguinte. Isso porque, acordar e ter que pensar no que precisa fazer logo cedo pode drenar uma boa parte da sua energia. Quando você começa seu dia já sabendo exatamente o que precisa fazer é mais fácil executar suas tarefas com destreza.

Nesta lista, defina também o que é mais urgente. O ideal é que a lista seja feita no dia anterior e seja organizada em ordem decrescente – das mais urgentes e importantes para as menos urgentes e importantes.

8. Junte um hábito novo à um antigo

Você provavelmente tem uma rotina, aqueles alguns hábitos que repete todos os dias, não é?! Mesmo que seja acordar atrasado todos os dias e sair correndo para o trabalho sem tomar café da manhã. Portanto, você pode usar este “truque” para criar novos hábitos e ter uma vida mais organizada.

O “truque” consiste em unir um hábito que você já tem (como acordar e checar o telefone) à um novo (acordar, checar o telefone e adicionar um outro hábito logo em seguida). Assim, depois de um tempo de prática, seu cérebro começa a se acostumar com aquela rotina e faz as novas atividades em piloto automático.

A técnica chamada de “habit-stacking” por James Clear, autor de Hábitos atômicos, é uma excelente oportunidade para adicionar um novo hábito de organização à sua vida.

Dica de livro: Hábitos Atômicos, por James Clear

O livro “Hábitos Atômicos” é simplesmente o melhor livro sobre o assunto que você vai encontrar. O autor, que é um expert quando o assunto é criar novos hábitos, te apresenta técnicas simples e práticas para transformar sua rotina e sua vida.

James Clear usa a própria experiência como contexto, e simplifica o processo para deixar hábitos ruins e adicionar novos hábitos à sua rotina. Vale a  leitura!

9. Mantenha seu entorno organizado

Eu já fui muito desorganizada – muito mesmo! Minha casa? Sempre um caos! As louças sujas acumulando na pia (ou em qualquer outro lugar da casa), as roupas espalhadas pelo chão do quarto…

Bom, o que percebi ao começar a organizar minha casa é que um ambiente organizado faz a minha mente ficar menos ansiosa. Geralmente a sensação de ansiedade, de que tudo é demais, parte da desorganização, seja ela na mente ou no ambiente externo.

Manter seu entorno organizado, seja sua casa ou seu ambiente de trabalho, faz com que você consiga ter mais clareza e menos bagunça. E isso te permite pensar melhor e ter mais organização interna.

10. Evite procrastinar

Eu sei, existem coisas chatas que a gente quer adiar até o último minuto, não é mesmo? Mas isso costuma causar ansiedade, diminui nossa produtividade e não nos ajuda muito naquela nem nas outras tarefas que precisamos realizar.

E a verdade é que você pode ler sobre como aumentar sua produtividade e testar as mais diversas ferramentas de gestão de tempo. A tendência é sempre evitar executar tarefas que achamos chatas, ou que nos levarão à um objetivo que não queremos alcançar.

Entretanto, é importante entender que na vida adulta, seja no âmbito profissional ou pessoal, você precisará fazer coisas que não gosta. E a melhor forma de fazê-las é engolir a chateação e frustração e fazê-las logo. É como tirar um band-aid rápido, dói muito menos dessa forma e você logo esquece que ele estava ali.

PS: se ainda precisa de um empurrãozinho, dá uma olhada no texto que escrevemos sobre como evitar a procrastinação!

E aí, gostou destas dicas?! Esperamos que elas possam te ajudar!

FAQ – Perguntas Frequentes

Organização pessoal é a capacidade de organizarmos nossos sonhos, objetivos e tarefas e criarmos planos e métodos para atingi-los com clareza e ordem – tanto em nossa vida pessoal ou profissional.

Existem diversos métodos para te ajudar a melhorar sua organização pessoal, alguns dos mais populares são:

      • Método Kanban;
      • Método Eisenhower;
      • Método GDT;
      • Técnica Pomodoro;
      • Konmari;
      • KPI’s.

Cada um deles usa uma técnica diferente e pode ser mais indicado para uma ou outra área da sua vida.

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