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9 ferramentas de gestão de tempo para ser mais produtivo

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A vida freelancer exige bastante organização e planejamento. Para isso, é interessante contar com ferramentas de gestão de tempo, que oferecem um ótimo suporte na administração de tudo o que precisa ser executado.

Para quem tem dificuldade para cumprir o checklist diário, é indicado contar com auxílio para não se perder e conseguir manter a produtividade e evitar a procrastinação.

E para te ajudar nesse processo, confira a lista que compilamos com várias ferramentas para gerir seu tempo. Com certeza você vai curtir!

1. Método Getting Things Done (GTD)

Trata-se de uma metodologia para gerenciar o tempo e a produtividade. Criada por David Allen, o seu objetivo é alcançar um desempenho profissional mais elevado.

A GTD passa por cinco etapas:

      • capturar: fazer uma lista de tudo aquilo que precisa ser realizado;
      • clarificar: analisar a lista de tarefas e identificar aquelas que precisam de uma ação. Se ela puder ser feita em pouco tempo, como menos de dois minutos, o ideal é realizá-la imediatamente. Caso contrário, procure delegar ou colocar em uma lista para mais tarde;
      • organizar: colocar cada tarefa da sua lista em uma classe de atividades e determinar um prazo para serem cumpridas;
      • revisar: olhar para a lista com frequência para sempre saber o que precisa ser feito e quando atualizá-la;
      • executar: realizar as tarefas sem distrações ou interrupções.

2. Google Keep

O Google Keep é muito interessante para quem perde todas as suas anotações em post-its e cadernos espalhados pelo escritório.

É uma maneira de centralizar tudo o que você precisa fazer ou informações importantes em um único ambiente digital, proporcionando muito mais organização para o seu dia a dia. Para acessar, basta clicar na barra lateral fixa do Gmail e criar as suas anotações online.

3. Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é muito conhecida quando o assunto é gerenciamento de tempo. Criada em 1980, tem como objetivo ajudar na organização de tarefas em ciclos de tempo com um intervalo a cada fim de ciclo.

Para testar, basta montar uma lista com tudo o que você precisa fazer em um dia. Coloque um cronômetro ao seu lado e procure se concentrar em pelo menos uma das tarefas por 25 minutos, sem nenhuma interrupção.

Assim que der o tempo, você deve fazer uma pausa por 5 minutos e abstrair a mente nesse período. Em seguida, volte para mais um ciclo de 25 minutos e continue. A ideia é que a cada quatro ciclos você faça uma pausa maior, entre 15 e 30 minutos.

Os intervalos são essenciais para a “oxigenação do cérebro” e a agilidade mental. Ah, e vale reforçar que você pode ir criando os seus fluxos de ciclos e intervalos conforme considerar melhor, essa é apenas a sugestão inicial da técnica.

4. Tasks

A ferramenta de tarefas do Gmail é interessante porque segue a lógica de listas de atividades e é integrada ao e-mail. Se você é viciado em listas e gosta de manter tudo organizado no ambiente digital, o Google Tasks é ideal. Para acessar, basta clicar na barra lateral fixa do Gmail e criar as suas listas online.

5. Técnica 5W2H

É uma metodologia baseada na resposta de 7 perguntas que têm como objetivo avaliar a importância e o início de um projeto. Ao responder as questões, você tem muito mais clareza sobre o passo a passo inicial que será executado.

Para funcionar, é indicado quebrar as grandes tarefas em pequenas tarefas e dividir tudo o que precisa ser feito até o prazo final. Confira quais são os questionamentos:

5W:

1.      What? (o que será feito?)

2.      Why? (por que será feito?)

3.      Where? (onde será feito?)

4.      When? (quando será feito?)

5.      Who? (por quem será feito?)

2H:

1.      How? (como será feito?)

2.      How much? (quanto vai custar?)

6. Trello

O Trello também é muito útil para quem quer gerenciar melhor as suas tarefas e ter um dia a dia mais produtivo. Pautado na metodologia Kanban, é possível listar as suas tarefas e dividi-las em quadros que facilitam bastante a visualização geral.

Você pode organizar colunas com quadros que sinalizam tarefas em andamento, finalizadas e pendentes. É ótimo para trabalhar sozinho ou em equipe e há a versão paga e gratuita.

7. Toggl

Um aplicativo para Android, iOS e web capaz de te auxiliar no registro de tempo gasto em tarefas cotidianas.

É ótimo para monitorar a sua produção diária e analisar quanto tempo você passa realizando diferentes atividades. Além disso, é possível receber notificações quando o tempo da tarefa terminar. Há a versão gratuita e paga do aplicativo.

8. Remember the milk

O Remember the milk é o aplicativo ideal para quem está com a rotina completamente desorganizada e quer centralizar tudo em um único lugar. Pelo app é possível fazer anotações pessoais, colocar seus compromissos e gerenciar tudo o que precisa ser feito.

Conta com uma interface intuitiva e é bem simples e fácil de organizar a sua agenda por lá. Você pode separar as tarefas entre o que deve ser feito hoje, amanhã e nos outros dias da semana, o que facilita bastante a visualização.

Além disso, é possível integrá-lo ao seu e-mail, ao Twitter, Google Calender e Google Maps. Bem prático, não é mesmo?

9. Hubstaff

Por fim, se você estiver em busca de uma ferramenta que ajude na otimização do tempo da sua equipe de trabalho, o Hubstaff é ideal. Além de controlar o número de horas investidas em cada atividade, também oferece relatórios de produtividade e permite a programação e compartilhamento de tarefas e planilhas.

O único ponto ruim é que ele conta com um teste grátis de 14 dias e depois é preciso aderir a algum plano pago.

Cuide da sua rotina freela com estas ferramentas

Nós sabemos que ser freelancer é um desafio e tanto, por isso, tudo o que puder facilitar essa jornada é muito bem-vindo, não é mesmo? E lembre-se que existem diversas ferramentas de produtividade e aplicativos para te ajudar nesta tarefa.

De qualquer forma, teste as ferramentas sugeridas neste artigo e procure incluir aquelas que você gostar na sua rotina para ter um dia a dia muito mais saudável e produtivo. Mas, se precisar de uma ajuda extra, não deixe de conferir nossas dicas de organização para desorganizados.

FAQ – Perguntas Frequentes

É a administração do tempo que você tem disponível para realizar atividades no seu dia a dia. São formas de organizar o seu tempo a fim de ser mais produtivo.

A gestão do tempo tem diversos benefícios quando é bem executada, entre eles:

      • maior produtividade e redução da procrastinação;
      • melhor gerenciamento das tarefas;
      • melhor qualidade no trabalho executado;
      • redução dos níveis de estresse com prazos.

Existem várias maneiras práticas de gerenciar melhor o seu tempo. É importante encontrar as ferramentas mais adequadas para a sua rotina, ou seja, nada melhor do que testar até encontrar o que funciona melhor.

Algumas dicas simples para começar o gerenciamento são:

      • criar metas;
      • definir um método de organização (planner, agenda, planilha etc);
      • estruturar uma rotina.

Além das ferramentas apresentadas neste artigo, existem várias técnicas que podem ser implementadas no dia a dia. Conheça algumas delas:

      • planejar a sua semana com as prioridades;
      • dividir as tarefas da semana ao longo dos dias;
      • ser capaz de delegar tarefas;
      • evitar trabalhar com o celular ao lado.

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