Ferramentas Kanban: as 7 melhores opções + benefícios

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A metodologia Kanban é um sistema de gestão visual para controle de tarefas e projetos, que utiliza cartões (kanbans) para representar o trabalho e colunas para representar cada estágio do processo. 

O objetivo é visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em progresso e maximizar a eficiência (ou fluidez) do processo.

Com sua flexibilidade, o Kanban pode ser adaptado a diferentes tipos de kanban, indo além da manufatura e se estendendo a quase qualquer área onde o fluxo de trabalho precisa ser gerenciado e as informações sobre o andamento das atividades precisam estar disponíveis e atualizadas para todos.

Mas, é claro, que para que estas ferramentas funcionem para a sua empresa, é necessário escolher a plataforma certa. E é nisso que nós iremos te ajudar.

Vamos lá?

As 7 melhores ferramentas Kanban

O método Kanban é utilizado por inúmeras empresas ao redor do mundo, sejam elas pequenas ou grandes.

Por isso, hoje, existem inúmeras ferramentas usando este princípio que oferecem soluções diferentes.

Com isto em mente, criamos esta lista com as melhores plataformas, explicando sobre cada uma e destacando o diferencial de cada opção.

Continue lendo para conferir mais detalhes sobre cada uma.

1. Trello

O Trello é um dos melhores softwares para gerenciamento de projetos no estilo Kanban, graças ao seu design que prioriza essa metodologia.

Com uma interface intuitiva que favorece a experiência do usuário desde o primeiro uso, o Trello permite a organização de tarefas de forma simples, com um sistema de arrastar e soltar cartões entre colunas para acompanhar o progresso do trabalho.

Isso o torna fácil de usar e acessível para aqueles que estão se aventurando pela primeira vez no gerenciamento de projetos.

Além da facilidade de uso, a ferramenta oferece a possibilidade de criar automações sem a necessidade de conhecimento em programação, através do seu assistente de automação, o Butler, disponível em todos os planos, inclusive no gratuito.

Os planos pagos de Trello começam com um preço atrativo de $5 por usuário/mês (faturado anualmente).

Porém, a plataforma tem suas limitações, especialmente em relação a funcionalidades avançadas como limites de trabalho em progresso (WIP), acompanhamento de tempo ou uso de quadro branco, que só estão disponíveis através de Power-Ups, a solução de integração do Trello.

Ah, e se você já usa o Trello e está procurando por alternativas que se adaptem melhor às suas demandas, não deixe de ler o artigo que escrevemos sobre ferramentas que podem substitui-lo aqui.

Prós

Contras

2. Asana

O Asana é um software versátil para gestão de fluxos de trabalho, que permite que as equipes personalizem seus quadros Kanban de acordo com as necessidades específicas.

A capacidade de acompanhar atualizações em tempo real e criar dependências de tarefas torna o gerenciamento de projetos muito mais eficiente, enquanto a integração com uma ampla gama de ferramentas digitais úteis amplia suas funcionalidades.

Com esta ferramenta, a colaboração em equipe é simplificada através de um feed de atividades, atualizações automáticas por e-mail, calendários customizados, e uma variedade de visões de projeto e tarefas.

O que torna Asana uma das melhores opções neste nicho é a sua capacidade de automatizar fluxos de trabalho sem a necessidade de programação manual.

Configurar ações automatizadas baseadas em mudanças de status, adição de cartões, aproximação de datas de vencimento, entre outros gatilhos personalizados, é simples.

Apesar de oferecer um quadro Kanban de fácil leitura e acesso, com muitos recursos ilimitados disponíveis no plano gratuito, a funcionalidade avançada de Kanban, como swimlanes e limites de trabalho em progresso (WIP), não está disponível.

Planos pagos começam em $10,99 por pessoa por mês (cobrado anualmente).

Prós

Contras

3. Monday.com

O Monday.com é uma plataforma versátil, com uma interface intuitiva, que permite aos usuários criar quadros Kanban personalizados usando um construtor de arrastar e soltar, facilitando o acompanhamento das diversas fases de gestão de produto.

Adicionar tarefas, notas, etiquetas e atribuições de equipe é simples, tornando o processo de trabalho mais fluido e colaborativo.

A plataforma vai além, oferecendo automações para minimizar tarefas manuais, como notificações automáticas ao mover tarefas entre quadros.

Com funcionalidades de comentários e mensagens, o Monday.com promove uma colaboração eficaz entre os membros da equipe.

Os recursos de dashboard transformam dados dos quadros Kanban em insights valiosos, exibindo a carga de trabalho dos membros da equipe e o progresso das tarefas. 

Além de Kanban, a ferramenta suporta organização via planilhas, gráficos de Gantt e visualizações de calendário, integrando-se a ferramentas populares como Teams, Dropbox, Slack, Github e Zoom.

Prós

Contras

4. ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta altamente flexível, perfeita para criar fluxos de trabalho e dashboards adaptáveis a diversas necessidades.

Sua funcionalidade Kanban, junto às visões em Gantt, calendários e mind maps, oferece inúmeras possibilidades para organizar e visualizar o seu trabalho.

Uma das características mais interessantes é a capacidade de personalizar colunas no quadro Kanban, permitindo visualizações baseadas em estágio de tarefa, responsável, prazo ou etiquetas, enriquecendo a experiência de gerenciamento de projetos.

Outro ponto forte do ClickUp é a possibilidade de consolidar dados de múltiplos quadros em uma única visão, facilitando o acompanhamento integrado de diferentes partes de um projeto.

Essa funcionalidade é muito útil para gerentes de projeto que lidam com processos complexos e desejam manter uma visão holística do progresso.

O ClickUp oferece uma estrutura de preços que começa em $9 por usuário/mês, com opções que se estendem até $29 por mês, além de uma versão gratuita para testes e uso limitado, o que faz com que ele seja uma opção acessível para equipes de todos os tamanhos.

Prós

Contras

5. KabanFlow

O KanbanFlow é um software simples e minimalista. Ideal para quem busca eficiência sem complicações, essa ferramenta proporciona um ambiente de trabalho sem distrações, mantendo-se fiel ao essencial do método Kanban.

Com ele, é fácil adicionar listas e cartões, organizar tarefas com códigos de cores personalizados e até incorporar swimlanes para dividir o quadro em seções, facilitando a visualização do trabalho de múltiplos usuários ou a separação de tarefas em espera.

Apesar de sua simplicidade, o KanbanFlow não deixa a desejar em funcionalidades. Os cartões são simples, porém versáteis, permitindo que você inclua sub-tarefas, descrições formatadas em Markdown, etiquetas e estimativas de tempo.

Além disso, a ferramenta oferece um temporizador Pomodoro integrado, otimizando a gestão do tempo, encorajando períodos focados de trabalho seguidos de pausas. 

Prós

Contras

6. Jira

O Jira é uma solução focada no estilo Kanban, especialmente projetada para equipes de produto.

A plataforma oferece funcionalidades essenciais como planejamento de roadmap e planejamento de recursos, o que a torna uma opção bastante interessante para gestão de projetos ágeis.

Seu quadro Kanban é direto e fácil de compreender, exibindo informações importantes como ID da tarefa, membros designados e nome da tarefa, além de permitir a definição de limites de WIP (trabalho em progresso) para prevenir a sobrecarga da equipe.

Diferenciando-se por permanecer fiel aos princípios de gerenciamento ágil, Jira oferece uma perspectiva sólida para equipes que adotam metodologias ágeis, permitindo a fácil transição entre quadros Kanban e Scrum.

Ideal para equipes de desenvolvimento de produtos e software que buscam ferramentas de gestão de projetos ágeis e Kanban.

Prós

Contras

7. Notion

Conhecido por muitos, o Notion é uma ferramenta extremamente flexível, podendo ser usado não apenas como um software Kanban mas também como uma plataforma colaborativa e de compartilhamento de conhecimento.

Sua capacidade de criar documentos colaborativos, checklists convertidos em tarefas atribuíveis e projetos com diversas visualizações, incluindo o Kanban por meio de templates, o torna uma solução interessante para equipes de todos os tipos.

A personalização é um ponto forte do Notion, permitindo que cada equipe ajuste os campos de cada cartão às suas necessidades, como status, datas, tags e descrições, além de nomear listas e colunas de forma que faça sentido para seus fluxos de trabalho.

Navegar pelo dashboard principal e criar praticamente qualquer tipo de documento ou projeto é intuitivo no Notion.

No entanto, sua abordagem altamente customizável pode ser too much para alguns usuários, especialmente para aqueles que preferem estruturas mais definidas.

Além disso, a plataforma não é exatamente uma ferramenta Kanban, o que pode fazer com que aqueles que não tenham trabalhado com o método ainda, se sintam meio perdidos.

Prós

Contras

Quem criou o método?

Quem criou método e o implementou pela primeira vez foi a Toyota, no Japão, durante os anos 1940, como parte de seu sistema de produção, para melhorar a eficiência na fabricação de automóveis.

O que são ferramentas Kanban e porque elas são importantes?

As ferramentas Kanban são aplicativos ou sistemas que implementam a metodologia Kanban para gestão visual de projetos e tarefas. Elas permitem a criação de quadros com cartões e colunas para organizar e monitorar o trabalho, facilitando a visualização do fluxo de tarefas e o progresso dos projetos.

Estas ferramentas são importantes porque ajudam a limitar o trabalho, prevenindo sobrecarga, melhoram a eficiência ao identificar gargalos no processo e incentivam ajustes para uma melhoria contínua.

Mas, é claro, para que ela funcione, é fundamental que a sua empresa escolha a plataforma certa, e que todos os colaboradores estejam alinhados para que o Kanban possa ser aplicado de maneira eficaz, garantindo que cada tarefa seja executada e monitorada desde sua concepção até a entrega.

Benefícios do Kanban

O Kanban é um método que oferece uma série de benefícios que melhoram a eficiência, a transparência e a adaptabilidade das equipes. A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios que o Kanban proporciona:

      • Melhoria na Eficiência do Fluxo de Trabalho: O Kanban ajuda a identificar gargalos no processo, permitindo que a equipe se concentre em eliminar estes pontos de lentidão, o que resulta em um fluxo de trabalho mais suave e rápido.
      • Aumento da Transparência: Com um quadro Kanban visual, todos os membros da equipe podem ver o status das tarefas em tempo real, o que promove uma maior compreensão do projeto como um todo e facilita a comunicação.
      • Flexibilidade Aumentada: Diferentemente de métodos de gerenciamento de projetos mais rígidos, o Kanban permite ajustes rápidos e respostas ágeis a mudanças, o que é crucial em ambientes de trabalho dinâmicos.
      • Redução de Tempo Ocioso: Ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban minimiza o tempo ocioso e as tarefas em espera, garantindo que os membros da equipe estejam sempre engajados em atividades que agregam valor.
      • Melhoria Contínua: O Kanban encoraja a revisão e a adaptação constantes dos processos, com o objetivo de otimizar a eficiência e a qualidade do trabalho entregue.
      • Foco no Cliente: Ao priorizar tarefas com base no valor que elas entregam ao cliente, o Kanban assegura que a equipe esteja sempre focada nas necessidades do cliente, melhorando a satisfação e o valor do produto final.

O Kanban pode ser usado não apenas melhorar sua produtividade e qualidade de trabalho, mas também cultivar um ambiente de trabalho mais colaborativo e adaptável, preparado para enfrentar os desafios e mudanças do mercado com agilidade.

Conclusão

O método Kanban é, sem dúvida, um excelente aliado para quem busca melhorar a gestão do fluxo de trabalho e elevar a produtividade.

Alguns exemplos práticos mostram que, ao implementar os princípios do Kanban, as empresas conseguem uma visão clara de todas as tarefas em andamento, otimizando o uso dos recursos e melhorando a comunicação entre as equipes.

Começar a usar o Kanban na prática pode ser uma jornada transformadora, oferecendo uma estrutura que facilita a boa gestão e proporciona um acesso à ferramenta eficaz para o monitoramento do progresso dos projetos.

Assim, o método pode servir como um guia para qualquer equipe que deseje alcançar excelência operacional, demonstrando que a adaptação e a melhoria contínua são possíveis e acessíveis a todos que estão dispostos a embarcar nessa metodologia comprovadamente eficaz.

FAQ – Perguntas Frequentes

O objetivo do Kanban é aumentar a eficiência da equipe, melhorando o fluxo de trabalho e reduzindo o tempo de ciclo das tarefas. Busca proporcionar transparência em todo o processo, permitindo uma comunicação eficaz e a identificação e resolução rápida de problemas. Além disso, visa a adaptação e a melhoria contínua dos processos de trabalho, priorizando tarefas e projetos de acordo com sua importância e urgência.

Os quatro pilares básicos da metodologia Kanban são:

      1. Visualização do Trabalho: Utilizar um quadro Kanban para visualizar todas as tarefas do projeto e seu status atual.
      2. Limitação do Trabalho em Progresso: Definir limites para quantas tarefas podem estar em cada estágio do processo simultaneamente para evitar sobrecarga e promover foco.
      3. Gestão do Fluxo: Observar e otimizar constantemente o fluxo de trabalho, identificando e eliminando gargalos.
      4. Melhoria Contínua: Encorajar a equipe a revisar e ajustar constantemente os processos para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho.

O Kanban de movimentação é um conceito dentro do sistema Kanban, frequentemente aplicado em ambientes de produção e logística, que se refere aos cartões ou sinais visuais utilizados para sinalizar a necessidade de mover materiais ou produtos de uma área para outra dentro de um processo ou sistema de produção. Diferentemente dos Kanbans de produção, que indicam quando iniciar a produção de mais itens, os Kanbans de movimentação são especificamente projetados para otimizar o fluxo de materiais entre diferentes estágios ou localizações do processo de produção.

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Laís Schulz
Sou uma fotógrafa e escritora que trabalha como freelancer e viaja o mundo como nômade digital. No meu blog pessoal e na minha newsletter compartilho conteúdos sobre a vida e questões existenciais, além de falar um pouco sobre criatividade e marketing para empreendedores criativos, além de explorar minhas maiores paixões.

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